Váš šéf není „Velký bratr“: Jak vést záznam o najetých kilometrech firemního auta, aniž byste porušili pravidla GDPR

Každá společnost s vozovým parkem (i když jsou to jen dvě auta) řeší stejné dilema. Na jedné straně daňové předpisy vyžadují vedení podrobné evidence najetých kilometrů, aby si společnost mohla plně odečíst provozní náklady a uplatnit 100 % DPH.

Na druhou stranu zaměstnanci často využívají služební auta i k soukromým účelům – například k dojíždění domů po práci nebo k nákupu potravin o víkendu. Zde dochází k vážnému střetu: nikdo nechce být sledován po pracovní době.

Co říká zákon a GDPR?

Instalace napevno připojeného GPS trackeru pod kapotu auta, který nepřetržitě hlídá polohu vozidla, je chůze po tenkém ledě. Pracovní zákony a nařízení GDPR jasně vymezují hranice soukromí.

Podle právních pokynů musí mít monitorování zaměstnanců vždy odůvodněný účel (např. zajištění bezpečnosti nebo logistického vypořádání) a musí být tomuto cíli úměrné. Navíc je tajné sledování zcela nezákonné a může vést k vysokým finančním sankcím. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance o zavedení GPS monitoringu minimálně dva týdny předem a tato pravidla musí být jednoznačně uvedena v pracovním řádu společnosti.

Nejdůležitější pravidlo je však toto: sledování polohy zaměstnance během jeho volného času a soukromých jízd porušuje jeho důstojnost a zákony o ochraně osobních údajů. Pokud váš systém GPS neumožňuje vypnout sledování polohy po pracovní době, když je vůz používán soukromě, porušujete zákon.

Mobilní aplikace: důvěra v budování technologií „na prvním místě“.

Jak tedy sladíte tyto protichůdné potřeby? Jak můžete svému účetnímu poskytnout kompletní protokol najetých kilometrů a zároveň chránit soukromí svých zaměstnanců před zaměstnavatelem? Řešením je opustit zastaralé, trvale nainstalované „chyby GPS“ ve prospěch chytrých mobilních aplikací.

Aplikace pro sledování ujetých kilometrů nainstalovaná na smartphonu zaměstnance jim dává plnou kontrolu nad shromážděnými daty. Zde je návod, jak to funguje v praxi:

Spínač ochrany osobních údajů: Když zaměstnanec dokončí práci, jediným klepnutím (nebo přejetím prstem) klasifikuje cestu jako „Osobní“. V tu chvíli aplikace změní způsob svého fungování: zaměstnavateli skryje přesné zeměpisné souřadnice (počáteční a koncový bod) a odešle pouze nezpracovaná data o počtu ujetých kilometrů. Účetní oddělení udržuje kontinuitu počítadla kilometrů (které vyžaduje finanční úřad) a šéf netuší, kde zaměstnanec strávil odpoledne.

Definovaná pracovní doba: Aplikaci lze nakonfigurovat tak, aby automaticky kategorizovala trasy na základě plánu. Pokud zaměstnanec pracuje od 8:00 do 16:00, všechny jízdy během těchto hodin se zaznamenávají jako služební cesty (s úplnou GPS stopou). Jízdy po 16:00 jsou automaticky označeny jako osobní, aniž by se do centrály zasílaly údaje o poloze.

Transparentnost dat: Zaměstnanec má neustálý přístup, aby přesně viděl, jaká data vygeneroval a odeslal společnosti. To buduje vzájemnou důvěru, odstraňuje stres spojený s pocitem „být sledován“ a výrazně usnadňuje implementaci systému v rámci týmu.

Závěr

Digitální protokol ujetých kilometrů nemusí znamenat sledování. Namísto instalace složitých a právně kontroverzních hardwarových trackerů do aut by se společnosti měly spoléhat na řešení založená na chytrých telefonech. Moderní aplikace pro sledování ujetých kilometrů funguje jako digitální štít – chrání společnost před daňovými chybami a zároveň zaručuje plnou shodu s GDPR a respekt k soukromému životu vašeho týmu.