ExpenseTrailMiksi kirjanpitäjäsi haluaa sinun poistavan Excel-kilometrilokisi tänään
Käytätkö edelleen kömpelöä laskentataulukkoa seurataksesi yrityksesi autoajoja? Vaikka Excel on tehokas ohjelmisto, sen käyttäminen ensisijaisena ajoneuvon ajokilometritietona kuluttaa hiljaa rahaa ja tekee kirjanpitotiimisi hulluksi. Ota selvää, miksi manuaalisen tietojen syöttämisen aikakausi on ohi ja kuinka automaattiseen mittarilukemasovellukseen siirtyminen on älykkäin taloudellinen päivitys, jonka voit tehdä tänä vuonna.
Jos kysyt ryhmältä freelancereita tai pienyritysten omistajia, kuinka he seuraavat työmatkakulujaan, yllättävä määrä osoittaa silti ylpeänä massiiviseen, värikoodatun Excel-laskentataulukon. Vuosien ajan laskentataulukko oli kiistaton yrityshallinnon kuningas. Se oli ilmainen, muokattavissa ja tuttu.
Kuitenkin, kun verosäännökset tiukentuvat ja digitaalisesta noudattamisesta tulee maailmanlaajuinen standardi, luotettavasta laskentataulukosta on tulossa valtava vastuu. Itse asiassa, jos pyydät kirjanpitäjääsi epävirallisesti, he todennäköisesti kertovat halveksivansa manuaalista lokiasi. Tästä syystä on aika viimeinkin poistaa Excel-kilometriloki käytöstä ja päivittää älykkääksi mobiilisovellukseksi.
Tarkkuuden illuusio (ja tarkastusten pelko) Laskentataulukon suurin puute on, että se hyväksyy kaiken, mitä siihen kirjoitat. Voit täyttää sunnuntai-iltana takautuvasti kolmen kuukauden ajoja arvaamalla etäisyydet ja laskemalla matkamittarin lukemia. Veroviranomaiset tietävät tämän hyvin. Verotarkastuksen aikana helposti muokattavalla Excel-tiedostolla on hyvin vähän todistuspainoa. Tarkastajat etsivät jatkuvaa, aikaleimattua ja todennettavissa olevaa dataa. Moderni mittarilukemasovellus käyttää puhelimesi GPS:ää muuttumattoman digitaalisen ajoneuvopäiväkirjan luomiseen. Se tallentaa tarkan reitin, päivämäärän ja kellonajan taustalle, mikä osoittaa kiistattomasti, että matka todella tapahtui.
"Micro-Miles" Excelin vuoto perustuu täysin ihmisen muistiin. Jos ajat 200 mailia konferenssiin, muistat ehdottomasti kirjata sen. Mutta entä 3 mailin matka postiin tai nopea kiertotie tavarantoimittajalle noutaakseen materiaalia? Kun käytät manuaalista laskentataulukkoa, näitä "mikromatkoja" ei lähes aina tallenneta. Vuoden aikana nämä unohdetut kilometrit lisäävät tuhansia dollareita menetettyjä verovähennyksiä. Automaattinen mittarilukema tallentaa autosi jokaisen liikkeen ilman, että nostat sormea, mikä varmistaa, että lunastat jokaisen laillisesti velkaa sentin.
The Month-End Formatting Nightmare Kirjanpitäjät käyttävät kohtuuttoman suuren määrän laskutettavista tunteistaan asiakkaidensa rikkinäisten laskentataulukoiden korjaamiseen. Heidän on etsittävä puuttuvia päivämääriä, selvitettävä, mitä "Meeting with John" tarkoittaa, ja muotoilla sarakkeet uudelleen, jotta tiedot voidaan tuoda heidän ammattimaiseen kirjanpitoohjelmistoon. Viime kädessä maksat tästä hukkaan heitetystä ajasta. Erillinen sovellus poistaa tämän kitkan kokonaan. Yksinkertaisella pyyhkäisyllä luokittelet matkan työmatkakuluksi. Kuukauden lopussa sovellus luo täydellisesti muotoillun, verotuksenmukaisen PDF- tai CSV-raportin, jonka kirjanpitäjä voi käsitellä sekunneissa.
Johtopäätös
Laskentataulukon käyttäminen kilometrimäärän seuraamiseen nykypäivän nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä on kuin kirjoituskoneen käyttäminen sähköpostin lähettämiseen – se toimii, mutta on tuskallisen tehotonta. Päivittämällä digitaaliseen ajoneuvopäiväkirjaan varmistat verovähennyksesi, varmistat yrityksesi tarkastuksen ja sinusta tulee välittömästi kirjanpitäjäsi suosikkiasiakas. Poista laskentataulukko ja anna automaation hoitaa ajaminen!