ExpenseTrailEgyénitől csapatig: Hogyan készíti fel a kilométerkövető alkalmazás növekvő vállalkozását egy mikroflottára
Gratulálunk, vállalkozása növekszik! Végre felveszi első értékesítési képviselőit vagy helyszíni technikusait, és átadja nekik a céges autók kulcsait. De bár a csapat bővítése izgalmas, az adminisztratív papírmunka megsokszorozása nem az. Fedezze fel, hogy a manuális futásteljesítmény-rekord miért dől meg teljesen, amikor alkalmazottakat vesz fel, és hogy a digitális kilométer-követő alkalmazásra való frissítés a legegyszerűbb módja annak, hogy kezelje új mikroflottáját anélkül, hogy egy vagyont drága telematikára költene.
Amikor egyéni vállalkozóként vezette vállalkozását, a céges autó kezelése kizárólag az Ön felelőssége volt. Még ha makacsul ragaszkodott is egy papírfüzethez vagy egy Excel-táblázathoz, az egyetlen ember, akit a hónap végén le kellett üldöznie a kilométerówkáért (kilométernapló), az Ön volt.
De mi történik, ha az Ön vállalkozása méreteződik? Felvesz két értékesítési képviselőt és egy technikust. Hirtelen egy négy járműből álló „mikroflotta” fut az úton. Ha arra számít, hogy új csapata a régi manuális módszerekkel követi nyomon üzleti úti költségeit, akkor hatalmas adminisztratív szűk keresztmetszet elé állítja vállalkozását.
Ez az oka annak, hogy a digitális jármű futásteljesítmény-nyilvántartásának elfogadása a legdöntőbb lépés, amikor az egyéni működésről a csapatvezetésre váltunk.
A papírnapló nem skálázódik Bosszantó egy papír futásteljesítmény-napló összegyűjtése a hónap végén; négy begyűjtése teljes munkaidős munka. Az alkalmazottak elkerülhetetlenül elfelejtik naplózni az utazásokat, elvesztik az üzemanyag-számlákat, vagy olvashatatlan kézírással adják le a jelentéseket. Könyvelője ezután plusz órákat számít fel Önnek, hogy megfejtse és megfelelő formátumba tömörítse ezt a káoszt. Egy dedikált kilométer-követő alkalmazás szabványosítja a teljes folyamatot. Minden alkalmazott ugyanazt az eszközt használja, pontosan ugyanazt a digitális munkafolyamatot követve. A hónap végén a szétszórt papírok összegyűjtése helyett pillanatok alatt megkapja az egész csapattól egységes, adózásnak megfelelő PDF vagy CSV jelentéseket.
A bizalom jó, de az objektív adatok jobbak Az alkalmazottak menedzseléséhez a bizalom és az ellenőrzés kényes egyensúlyára van szükség. Nem szeretné mikromenedzselni a csapatát, de azt sem engedheti meg magának, hogy vakon jóváhagyja a felfújt üzemanyagköltségeket vagy a „kitalált” utazási távolságokat. Amikor egy alkalmazott GPS-alapú kilométerkövetőt használ, az alkalmazás objektív harmadik félként működik. Automatikusan rögzíti a pontos megtett távolságot, kiküszöbölve a kísértést a számok felkerekítésére. Ha egy alkalmazott beküldi a hétvégi tankolásról szóló üzemanyagszámlát, azonnal ellenőrizheti a digitális naplót, hogy megtudja, valóban történt-e üzleti út. Megszünteti a csapat költségjelentéseinek megkérdőjelezésével járó kínos súrlódást, mert az adatok magukért beszélnek.
Vállalati flotta jellemzői kisvállalkozások költségvetésén Korábban, ha egy vállalat megfelelően nyomon akarta követni járműveit, jelentős összegeket kellett befektetnie vezetékes telematikai rendszerekbe (az autó motorjához csatlakoztatott GPS-dobozok). Ezek a rendszerek drágák, szakszerű telepítést igényelnek, és gyakran hosszú távú szerződésekbe zárják. Egy kevés autóval rendelkező kisvállalkozás számára ez túlzás. Egy modern futásteljesítmény-követő alkalmazás egy csúcskategóriás flottakezelő rendszer értékének 90%-át biztosítja a költségek töredékéért. Mivel a szoftver az alkalmazott meglévő okostelefonját használja, nincs telepíthető hardver. Azonnali áttekintést kap csapata utazási szokásairól, az ügyfelek látogatási gyakoriságáról és a jármű általános elhasználódásáról, mindezt a egy egyszerű digitális műszerfal.
Következtetés
A vállalkozás bővítése nem jelentheti a stresszszint növelését. Ahogy bővíti csapatát, és egyre több céges autót helyez az utakra, az adminisztratív eszközöknek fejlődniük kell. Azáltal, hogy alkalmazottait automatizált kilométerkövető alkalmazással látja el, már az első naptól kezdve meghatározza a szakmai standardokat, megóvja költségvetését a futásteljesítmény-kiszivárgástól, és tökéletesen megfelel a vállalati ewidencja przebiegu követelményeinek. Állítsa fel új csapatát a sikerre, és hagyja, hogy a technológia nyomon kövesse!