ExpenseTrailMiért akarja könyvelője, hogy még ma törölje Excel-futási naplóját?
Még mindig ügyetlen táblázatot használ a céges autók vezetésének nyomon követésére? Míg az Excel egy hatékony szoftver, a jármű elsődleges futásteljesítmény-nyilvántartásaként való használata csendesen pénzébe kerül, és megőrjíti a könyvelő csapatát. Fedezze fel, miért ért véget a kézi adatbevitel korszaka, és hogy az automatizált kilométer-követő alkalmazásra való váltás a legokosabb pénzügyi fejlesztés, amelyet idén megtehet.
Ha megkérdez egy csoport szabadúszót vagy kisvállalkozás-tulajdonost, hogyan követik nyomon üzleti úti költségeiket, meglepően sok még mindig büszkén mutat egy hatalmas, színkódolt Excel-táblázatot. Évekig a táblázat volt az üzleti adminisztráció vitathatatlan királya. Ingyenes, személyre szabható és ismerős volt.
Azonban ahogy az adószabályok szigorodnak, és a digitális megfelelés globális szabvánnyá válik, ez a megbízható táblázat hatalmas kötelezettséggé válik. Valójában, ha felkéri a könyvelőjét, valószínűleg azt fogja mondani, hogy megveti a kézi naplót. Ezért itt az ideje, hogy végre visszavonja Excel kilométernaplóját, és frissítsen egy intelligens mobilalkalmazásra.
A pontosság illúziója (és az auditoktól való félelem) A táblázat legnagyobb hibája, hogy bármit elfogad, amit beír. Vasárnap este visszamenőlegesen kitöltheti a három hónapnyi autózást a távolságok tippelésével és a kilométerszámláló leolvasásával. Az adóhatóság jól tudja ezt. Az adóellenőrzés során egy könnyen szerkeszthető Excel-fájl nagyon csekély bizonyító erejű. Az auditorok folyamatos, időbélyegzett és ellenőrizhető adatokat keresnek. Egy modern futásteljesítmény-követő alkalmazás a telefon GPS-ét használja egy megváltoztathatatlan digitális járműnapló létrehozásához. A háttérben rögzíti a pontos útvonalat, dátumot és időt, minden kétséget kizáróan bizonyítva, hogy az utazás valóban megtörtént.
A "mikromérföldek" kiszivárgása Az Excel teljes mértékben az emberi memóriára támaszkodik. Ha 200 mérföldet vezet egy konferenciára, biztosan emlékezni fog a naplózásra. De mi a helyzet a 3 mérföldes utazással a postáig, vagy a gyors kitérővel egy beszállítóhoz, hogy átvegye az anyagokat? Ha kézi táblázatot használ, ezek a "mikroutazások" szinte mindig nem rögzíthetők. Egy év leforgása alatt ezek az elfelejtett mérföldek több ezer dollárnyi adólevonást tesznek ki. Az automatikus futásteljesítmény-követő rögzíti az autó minden egyes mozdulatát anélkül, hogy felemelné az ujját, így biztosítva, hogy minden centet követeljen, amellyel törvényesen tartozik.
A hónap végi formázási rémálom Könyvelők számlázható óráikból ésszerűtlenül sok időt fordítanak ügyfeleik törött táblázatainak javítására. Meg kell üldözniük a hiányzó dátumokat, meg kell fejteniük, mit jelent a „Találkozás Jánossal”, és újra kell formázniuk az oszlopokat, hogy az adatokat importálhassák professzionális könyvelési szoftverükbe. Végül Ön fizet ezért az elvesztegetett időért. Egy dedikált alkalmazás teljesen megszünteti ezt a súrlódást. Egy egyszerű csúsztatással üzleti útiköltségnek minősíti az utazást. A hónap végén az alkalmazás egy tökéletesen formázott, adókompatibilis PDF- vagy CSV-jelentést készít, amelyet a könyvelő másodpercek alatt feldolgozhat.
Következtetés
A mai rohanó üzleti környezetben a futásteljesítmény nyomon követésére táblázatot használva olyan, mintha írógépet használnánk e-mailek küldésére – működik, de fájdalmasan nem hatékony. A digitális járműnaplóra való frissítéssel biztosíthatja adólevonásait, ellenőrizheti vállalkozását, és azonnal könyvelője kedvenc ügyfele lesz. Törölje a táblázatot, és hagyja, hogy az automatika végezze a vezetést!