ExpenseTrailVégezze el a költségjelentési súrlódást: Hogyan kezelje csapata futásteljesítményét fejfájás nélkül
Félsz a hónap végétől, mert az azt jelenti, hogy üldözni kell az alkalmazottaidat a kilométernaplókért? A rendetlen, felkerekített vagy késedelmes költségjelentések kezelése szükségtelen feszültséget kelt a munkahelyen. Fedezze fel, hogy csapatának egy intelligens kilométer-követő alkalmazással való felszerelése hogyan egyszerűsíti a visszatérítéseket, kiküszöböli a túlzott követeléseket, és hogyan építi ki a kölcsönös bizalmat.
Kisvállalkozás tulajdonosként saját futásteljesítményének nyomon követése melós. De kezeli alkalmazottai vagy vállalkozói kilométernaplóit? Ez egy teljesen más adminisztratív rémálom.
Legyen szó akár néhány értékesítési képviselőről az úton, egy kis technikuscsapatról, akik az ügyfeleket látogatják, vagy olyan vállalkozókat, akik személyes autójukat használják az Ön vállalkozása számára, a tisztességes és pontos megtérítésük pénzügyi szükséglet. Sajnos ennek a folyamatnak a hagyományos kezelési módja alapvetően megtört.
A "Honor System" problémája
Ha papírnaplókra vagy kézzel kitöltött Excel-lapokra hagyatkozik, akkor alapvetően a becsületrendszerre hagyatkozik. Az alkalmazottak elfoglaltak, és gyakran elfelejtik valós időben feljegyezni az utazásaikat. A hónap végén leülnek, és megpróbálják emlékezetből rekonstruálni az útvonalakat, gyakran "csak a biztonság kedvéért" felfelé kerekítve a számokat, vagy egyszerűen kitalálják a távolságokat.
Ezzel Ön, a munkáltató, rendkívül kényelmetlen helyzetbe kerül. Ha megkérdőjelez egy gyanúsan magas futásteljesítményre vonatkozó követelést, azzal a kockázattal jár, hogy mikromenedzselést és az alkalmazottak morálját rontja. Ha egyszerűen jóváhagyja, anélkül, hogy ellenőrzést végezne, akkor a vállalkozása pénzbe kerül a felfújt költségtérítések révén.
Átlátható megoldás mindenki számára
Egy szabványos kilométer-követő alkalmazás bevezetése a csapat számára teljesen megszünteti ezt a súrlódást. A digitális GPS-alapú megoldás a következőképpen alakítja át a visszatérítési folyamatot:
Megkérdőjelezhetetlen GPS-pontosság: Az alkalmazás az okostelefon beépített GPS-ét használja a pontos megtett távolság kiszámításához, egészen a mérőig. Nincs többé felkerekítés a legközelebbi tíz mérföldre, és nincs többé véletlen aluljelentés. Alkalmazottai pontosan azért kapják a fizetést, amit vezettek, és az Ön vállalkozása már nem fizessen túl párnázott kilométerekért. Ez teljesen igazságos mindkét fél számára.
Szabványosított digitális jelentések: Nincs többé a rossz kézírás megfejtése, a gyűrött üzemanyag-számlák beolvasása vagy az öt különböző formátumú Excel-táblázat kezelése. Az alkalmazottak egységes, professzionális jelentéseket készíthetnek és küldhetnek be (PDF vagy CSV formátumban) közvetlenül a telefonjukról az Ön e-mail címére vagy könyvelőjére.
Gyorsabb jóváhagyások és kifizetések: Mivel az adatok automatikusan generálódnak, és egyértelműen „Üzleti” és „Személyes” meghajtókra vannak besorolva, a vezetői jóváhagyási folyamat órák helyett perceket vesz igénybe. Csapata sokkal gyorsabban kap költségtérítést, ami jelentősen növeli elégedettségét és morálját.
Következtetés
Az alkalmazottaival való kapcsolatának az üzlet növekedésére kell összpontosítania, nem pedig a kilométerszámláló állásain és az elfelejtett utazásokon való vitákra. Az automatizált futásteljesítmény-követő bevezetésével csapata számára megszünteti a találgatásokat, megvédi vállalata költségvetését, és gyerekjáték a hónap végi egyeztetés. Hagyja abba a táblázatok miatti harcot, és szerelje fel csapatát a megfelelő eszközökkel még ma!